18 березня 205р. в малій залі облдержадміністрації під головуванням заступника голови спостережної комісії при облдержадміністрації, директора департаменту соціального захисту населення облдержадміністрації Сивопляс О. В. пройшла робоча зустріч з питань покращення ситуації з паспортизації засуджених виправних установ Миколаївської області.
В роботі зустрічі прийняли участь представники Управління Державної пенітенціарної служби в Миколаївській області, судової адміністрації в Миколаївській області, управління міграційної служби в Миколаївській області, реєстраційної служби Головного управління юстиції в Миколаївській області, слідчого управління УМВС України в Миколаївській області, громадських організацій.
На зустрічі було обговорене питання: «Про стан та проблеми паспортизації засуджених в установах виконання покарань Миколаївської області, шляхи їх вирішення».
.
За станом на 01.03.2015 року в установах виконання покарань Миколаївської області відбувають покарання 1808 засуджених, у яких відсутні паспорти громадян України в особових справах. З них, 1284 засуджених заявили про те, що паспорт перебуває вдома (стосовно 531 засудженого копія паспорту долучена до особової справи), 216 засуджених паспорт не отримували взагалі або втратили до засудження.
Протягом 2015 року адміністраціями установ виконання покарань Миколаївської області вжито заходи щодо оформлення 23 паспортів громадян України засудженим, ще 5 паспортів повернуто слідчими та судовими органами (за 2014 рік – 279 та 56 паспортів відповідно).
Процедура оформлення паспорта засудженим передбачена наказом МВС України від 13.04.2012 року №320 «Про затвердження Порядку оформлення і видачі паспорта громадянина України», який передбачає сплату державного мита за відновлення втраченого паспорту.
На зустрічі у виступах учасників відмічалося, що вирішення проблеми паспортизації засуджених можливе лише в разі усвідомлення необхідності чіткого додержання всіма суб’єктами ведення кримінального провадження вимог чинного законодавства щодо порядку встановлення особистості затриманого та подальшого контролю за рухом паспорту разом із матеріалами кримінального провадження. Також важливо покращити взаємодію установ виконання покарань із територіальними підрозділами управління Державної міграційної служби України в Миколаївській області щодо якісного та швидкого оформлення матеріалів для оформлення паспортів засуджених. Не менш важливою є підтримка органів місцевого самоврядування щодо звільнення від сплати мита за отримання документів, необхідних для посвідчення особи.
За підсумками внесено ряд пропозицій щодо покращення стану справ та зустрічі надані доручення на їх виконання.